Ihre Vorteile durch digitales Archivieren und Dokumentenmanagement:

Ihre Dokumente...

  • werden unveränderbar, lückenlos und eindeutig archiviert!
  • sind schnell und einfach wiederauffindbar!
  • können jederzeit originalgetreu angezeigt und gedruckt werden!
  • sind vor unerlaubtem Zugriff geschützt!
  • sind langfristig verfügbar!
  • können in elektronischer Form exportiert & ausgewertet werden!
  • werden mobil und sind dadurch immer und überall vollständig!

Schluss mit lästigem Suchen: Mit einem digitalen Archiv verkürzen sich die Suchzeiten enorm. Über eine gespeicherte Suchstrategie in Ihrem digitalen Archiv, die Sie selbst individuell einrichten können, steht Ihnen jede gesuchte Information innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Über eine Volltextsuche oder über Schlagworte, die Sie selbst festlegen, können Sie leicht und unkompliziert in Ihrem digitalen Archiv recherchieren. Ein einfaches und schnelles Finden ihrer gespeicherten Daten ist so jederzeit möglich.

Schneller Zugriff auf wichtige Informationen und Beschleunigung von Arbeitsabläufen: Das digitale Archiv kann zusätzlich auch in ein Netzwerk integriert oder über das Internet zugänglich gemacht werden. Dadurch kann jeder, der über die nötige Zugangsberechtigung verfügt, jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen. Gleichzeitig werden Doppelablagen vermieden und Informationsbrüche verhindert.
Insgesamt können so durch die Integration eines digitalen Archivs in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens oder Büros, sämtliche alltäglichen Vorgänge wesentlich schneller und problemloser bearbeitet werden.

Sparen von Papier und Fläche: Eines der wichtigsten Merkmale der digitalen Datenarchivierung ist ihr geringer Platzbedarf. Für die Archivierung derselben Datenmenge benötigen Sie im Vergleich zu einem herkömmlichen Papierarchiv, beispielsweise mit Aktenordnern, nur einen Bruchteil an Fläche. DVDs und andere digitale Speichermedien lassen sich zudem viel unkomplizierter an einem sicheren Platz lagern oder in einem Safe hinterlegen. Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente auch leichter transportieren: Ihr Dokumentenarchiv wird mobil und ist nicht mehr nur begrenzt in Ihrem Büro nutzbar.

Ein digitales Archiv ist sicherer als Papier: Anders als Papierdokumente und Aktenordner sind digitale Archive nicht ohne Weiteres für jeden zugänglich. Sie selbst bestimmen, ob sie den Zugang entweder komplett sperren oder für einzelne Personen individuelle Stufen der Zugangsberechtigung einrichten. Je nach Berechtigungsstufe können diese die entsprechenden Daten dann entweder »nur lesen«, »drucken«, »lesen und bearbeiten« oder sich »nur die Ergebnisliste anzeigen« lassen. Dadurch sind Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt und Sie haben immer die volle Kontrolle über Ihr digitales Archiv.

Langfristige Archivierung- und Rechtssicherheit: Viele Dokumente unterliegen aufgrund rechtlicher Bestimmungen einer langen Aufbewahrungsfrist. Teilweise müssen sie über 50 Jahre lang aufgehoben werden und bei Bedarf zugänglich sein. Ihr Unternehmen ist im Falle eines Verlustes haftbar.
Seitens des Gesetzgebers ist Revisionssicherheit ein wesentlicher Bestandteil der Akzeptanz von digitalen Archiven. Die von Digital Express 24 eingesetzten Lösungen erfüllen diese wichtige Anforderung. Ihre Akten liegen immer im Originalzustand vor und gelten im Falle einer Prüfung als rechtskräftiges Dokument. Hybride Archive sind durch die Doppelarchivstrategie sicher vor Verlust oder Verschleiß und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland in jeder Hinsicht voll.

 

Service und Beratung

Wir beraten Sie gerne. Nutzen Sie unseren Service der persönlichen Beratung in Ihrem Büro, vor Ort oder auch in unseren Geschäftsräumen. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns.

Ihre Dokumente vorher:

  • zeitaufwendig zu durchsuchen
  • platzraubend
  • leicht entflammbar
  • gefährdete Langlebigkeit
  • schmutzanfällig

Ihre Dokumente nachher:

  • platz- & zeitsparend
  • recherchierbar
  • langlebig
  • rechtssicher
  • flexibel in eigene Systeme integrierbar